为切实加强学校行政发文(以下简称学校发文)工作规范化、制度化、科学化,现根据国家有关规定并结合学校实际,参照《国家行政机关公文处理办法》,特制定本办法。
一、发文要求
(一)学校发文应坚持必要、规范、准确、精简、效用、及时的原则。
(二)学校发文应从严控制。凡可通过会议、网络、电话等途径告知的,学校一般不发文。必须下发的文件,印数应从严控制,力求节约。
二、发文程序
(一)学校各有关职能部门为学校发文的承办部门。院长办公室统一印制发文稿纸,承办部门负责拟稿。
(二)承办部门拟稿人在发文稿纸上填写标题、主送机关、正文、附件、主题词、抄送机关、印数等。
(三)学校发文包括草拟、审核、复核、签发、登记、缮印、用印、分发等程序。
(四)草拟文件应当做到:
1.符合国家、省有关部门和学校的有关规定,如作出新的规定,要切实可行并加以说明。
2.情况确定,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
3.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。
4.结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
5.文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。
(五)承办部门拟稿人在发文稿纸上签名并注明拟稿日期后,承办部门主要负责人审核、签字并注明审核日期。
(六)对涉及其他部门职权范围内的事项,承办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文,同时有关部门主要负责人在发文稿纸上会签并注明会签日期。重要文件需经院长办公会讨论通过后方可下文。
(七)承办部门、会签部门主要负责人审核、签字后,交院长办公室审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制文件的有关要求,文件格式是否符合有关规定等。对内容或形式存在较大问题的文件,由承办部门修改或重写。修改或重写后的文件按程序复审。
(八)如需要,主要院领导、分管院领导、院长办公室可要求增加、增列会签部门,由承办部门协调相关部门按程序处理。
(九)文件均由分管院领导会签,主要院领导签发。
(十)院领导签发后,院长办公室编号。
(十一)文件正式编号后,文印室根据承办部门提供的电子文档进行印制,清样打出后,由承办部门拟稿人进行校对。承办部门对文件的最终内容、形式负责。校对重点是:签发手续是否完备,内容是否准确,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
(十二)文件印制完毕后,由院长办公室用印。
(十三)上行文、平行文由承办部门负责上报、递送。下行文由承办部门负责下发。
(十四)对不涉密的文件,除上报、留存需要外,一般不再印制纸质文件,均以电子版形式在晋中学院校园网公布,也可发各部门电子邮箱。
(十五)院长办公室将有关材料存档:发文稿纸、文件及其附件原稿、3份文件。
三、发文种类
学校实行两级发文管理制度,设一级文和二级文。
(一)一级文是指以学校名义对外和对内发文的校级文件,文件头为“晋中学院文件”。主要包括2种类型:
1.一级A类文件:学校行政发文,文件编号为“院字[××××]×××号”。
2.一级B类文件:学校行政职能部门代表学校起草、印发的各种专题性文件,主要包括13种类型:
(1)文件编号为“院教字[××××]×××号”。
(2)文件编号为“院科字[××××]×××号”。
(3)文件编号为“院人字[××××]×××号”。
(4)文件编号为“院学字[××××]×××号”。
(5)文件编号为“院招字[××××]×××号”。
(6)文件编号为“院财字[××××]×××号”。
(7)文件编号为“院资字[××××]×××号”。
(8)文件编号为“院审字[××××]×××号”。
(9)文件编号为“院基字[××××]×××号”。
(10)文件编号为“院后字[××××]×××号”。
(11)文件编号为“院监字[××××]×××号”。
(12)文件编号为“院保字[××××]×××号”。
(13)文件编号为“院外字[××××]×××号”。
(二)二级文是指学校行政授权院办负责印发的各种专题性文件,文件头为“晋中学院院长办公室文件”,文件编号为“院办字[××××]×××号”。
四、其它
(一)本办法未尽之处,按照《国家行政机关公文处理办法》的有关规定执行。
(二)本办法由院长办公室负责解释。
(三)本办法自发布之日起施行。
院长办公室
二〇一五年一月十六日