为切实加强学校行政发文（以下简称学校发文）工作规范化、制度化、科学化，现根据国家有关规定并结合学校实际，参照《国家行政机关公文处理办法》，特制定本办法。

一、发文要求

（一）学校发文应坚持必要、规范、准确、精简、效用、及时的原则。

（二）学校发文应从严控制。凡可通过会议、网络、电话等途径告知的，学校一般不发文。必须下发的文件，印数应从严控制，力求节约。

二、发文程序

（一）学校各有关职能部门为学校发文的承办部门。院长办公室统一印制发文稿纸，承办部门负责拟稿。

（二）承办部门拟稿人在发文稿纸上填写标题、主送机关、正文、附件、主题词、抄送机关、印数等。

（三）学校发文包括草拟、审核、复核、签发、登记、缮印、用印、分发等程序。

（四）草拟文件应当做到：

1.符合国家、省有关部门和学校的有关规定，如作出新的规定，要切实可行并加以说明。

2.情况确定，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。

4.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“１．”，第四层为“（１）”。

5.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

（五）承办部门拟稿人在发文稿纸上签名并注明拟稿日期后，承办部门主要负责人审核、签字并注明审核日期。

（六）对涉及其他部门职权范围内的事项，承办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文，同时有关部门主要负责人在发文稿纸上会签并注明会签日期。重要文件需经院长办公会讨论通过后方可下文。

（七）承办部门、会签部门主要负责人审核、签字后，交院长办公室审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制文件的有关要求，文件格式是否符合有关规定等。对内容或形式存在较大问题的文件，由承办部门修改或重写。修改或重写后的文件按程序复审。

（八）如需要，主要院领导、分管院领导、院长办公室可要求增加、增列会签部门，由承办部门协调相关部门按程序处理。

（九）文件均由分管院领导会签，主要院领导签发。

（十）院领导签发后，院长办公室编号。

（十一）文件正式编号后，文印室根据承办部门提供的电子文档进行印制，清样打出后，由承办部门拟稿人进行校对。承办部门对文件的最终内容、形式负责。校对重点是：签发手续是否完备，内容是否准确，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

（十二）文件印制完毕后，由院长办公室用印。

（十三）上行文、平行文由承办部门负责上报、递送。下行文由承办部门负责下发。

（十四）对不涉密的文件，除上报、留存需要外，一般不再印制纸质文件，均以电子版形式在晋中学院校园网公布，也可发各部门电子邮箱。

（十五）院长办公室将有关材料存档：发文稿纸、文件及其附件原稿、3份文件。

三、发文种类

学校实行两级发文管理制度，设一级文和二级文。

（一）一级文是指以学校名义对外和对内发文的校级文件，文件头为“晋中学院文件”。主要包括2种类型：

1.一级A类文件：学校行政发文，文件编号为“院字[××××]×××号”。

2.一级B类文件：学校行政职能部门代表学校起草、印发的各种专题性文件，主要包括13种类型：

（1）文件编号为“院教字[××××]×××号”。

（2）文件编号为“院科字[××××]×××号”。

（3）文件编号为“院人字[××××]×××号”。

（4）文件编号为“院学字[××××]×××号”。

（5）文件编号为“院招字[××××]×××号”。

（6）文件编号为“院财字[××××]×××号”。

（7）文件编号为“院资字[××××]×××号”。

（8）文件编号为“院审字[××××]×××号”。

（9）文件编号为“院基字[××××]×××号”。

（10）文件编号为“院后字[××××]×××号”。

（11）文件编号为“院监字[××××]×××号”。

（12）文件编号为“院保字[××××]×××号”。

（13）文件编号为“院外字[××××]×××号”。

（二）二级文是指学校行政授权院办负责印发的各种专题性文件，文件头为“晋中学院院长办公室文件”，文件编号为“院办字[××××]×××号”。

四、其它

（一）本办法未尽之处，按照《国家行政机关公文处理办法》的有关规定执行。

（二）本办法由院长办公室负责解释。

（三）本办法自发布之日起施行。

                                                                   院长办公室

                                                             二〇一五年一月十六日